GUIA DE APRENDIZAJE 002
TEMA 1: DOCUMENTOS
Los comprobantes
El comprobante es el medio de justificación escrita o autorización de una transacción y operación realizada en la empresa o negocio. En el giro d los negocios se presenta una variedad de comprobantes, en donde se deja constancia de las operaciones efectuadas; por lo tanto, resulta pretensioso intentar la clasificación de todos los posibles comprobantes que se utilicen en la actividad de una empresa o negocio; sin embargo, se presenta una clasificación que en síntesis abarque el conjunto de las operaciones de la empresa o negocio.
RECIBOS DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO.
Son comprobantes que s utilizan para dar ingreso a caja de los dineros recaudados y sea e efectivo, en cheque o tarjeta de crédito. El diligenciamiento de este comprobante puede hacerse en original y una copia así: El original debe entregarse al cliente o a la persona que efectúa el pago. Y la copia a contabilidad para su registro en libros.
COMPROBANTES DE CONSIGNACIÓN BANCARIA.
Generalmente los bancos suministran formatos de consignación a sus clientes o, con arreglo entre las partes, puede elaborar un formato según las características de la empresa.
COMPROBANTES DE EGRESO
Las empresas para realizar los desembolsos o pagos a favor de terceros utilizan los comprobantes de egresos de bancos y egresos de caja, sin embargo, para control interno y como medida de seguridad, se recomienda no hacer pagos en efectivo para caja, solo utilizar el banco mediante el giro de cheques.
a) De bancos
También se el conoce con el nombre de comprobante de pago y permite legalizar contablemente el pago, si se anexan los soportes que lo justifican como son: facturas o cuentas de cobro, contratos, etc., debidamente cancelados mediantes la colocación del sello PAGADO, en los que se escriba el No. Del cheque, banco, valor, No. De comprobantes de egreso, la fecha y la firma del responsable.
La preparación del comprobante de egreso puede hacerse en original y copia. La persona que recibe el cheque debe firmar los comprobantes y anotar el número de cédula de ciudadanía o NIT.
b) De caja
Por mayor control del efectivo, el total de los recaudos o ingresos de caja del día se debe consignar en bancos.
Los pagos que pueden hacerse por caja son los de mínima cuantía como son: servicio de transporte urbano, de correo, compras de elementos de oficina, aseo, cafetería, etc. En atención a los pagos pequeños se crea un fondo como caja menor, con su reglamento específico de manejo, incluyendo los comprobantes de egreso o recibo de caja menor.
FACTURAS
Son comprantes que acreditan la pertenencia de las mercancías u objetos motivo de la compra o venta. Es una relación detallada y referenciada de cada una de las mercancías u objetos, con indicación del valor unitario, su valor total y la firma responsable de quien ejecutó la venta.
La organización interna de la empresa o negocio debe determinar el número de copias de acuerdo con las necesidades de la misma o del cliente. Sin embargo, a manera de ilustración, podemos decir que este comprobante se puede preparar así:
1. Original para el cliente.
2. Copia archivo consecutivo
3. Copia para contabilidad, con base en esta copia se elabora comprobante de diario de venta.
Cuando se trata de compras de mercancías, éstas deben venir facturadas, y la contabilidad, con base en esas facturas, elabora los comprobantes de diario
En conclusión, para elaborar los comprobantes de diario de ventas y compras de mercancías, procedemos así:
1. Para la venta de mercancías utilizamos la copia de la factura.
2. Para la compra de mercancía utilizamos la factura original del proveedor.
NOTA DÉBITO
Estos comprobantes se utilizan par cargar en la cuenta, aquellos valores que corresponden a clientes y otros por:
a. Omisión: Valor de fletes o comisiones no facturadas.
b. Errores: Valor por corrección de precios o interés de en mercancías a crédito, facturadas por menor valor del convenido.
c. Incumplimiento del pago oportuno de las cuentas: Valor de liquidación de interés por mora.
La preparación de este comprobante puede hacerse en original y una copia así:
1. El original se envía a clientes y otros para notificarles el respectivo cargo en su cuenta.
2. La copia a contabilidad para su registro en libros.
NOTA DE CRÉDITO
Estos comprobantes se utilizan para abonar en a la cuenta aquellos valores a favor del cliente u otros por:
a. Devoluciones de mercancías: Cuando el cliente devuelve mercancías a la empresa por: no corresponder a lo pedido, mercancías defectuosas, etc.
b. Errores: Valor por corrección de precios o intereses en mercancías a crédito, facturadas por un mayor valor del estipulado.
c. Incentivos: Cuando la empresa decida condonar intereses para motivar al cliente para el pago oportuno de sus cuentas.
La preparación de este comprobante puede hacerse en original y una copia así:
1. El original se envía a clientes y otros para notificarles el respectivo cargo en su cuenta.
2. La copia a contabilidad para su registro en libros.
COMPROBANTE DE DIARIO
Como todas las operaciones o transacciones están respaldadas por un comprobante, de acuerdo con la naturaleza de las mismas, ya comentado, así mismo la contabilidad precisa crear sus propios comprobantes, que le permitan registrar en forma adecuada, clara y concisa la cuenta y razón de esas operaciones. Por ello se debe elaborar el comprobante de diario y adjuntarlo al respectivo comprobante que le dio origen.
Registro de apertura
En al escritura de constitución de una empresa deben estipularse la composición del capital de cada uno de los socios, que puede ser en efectivo y en especie debidamente inventariado y firmado por cada uno de ellos.
Registro de compras
Como las mercancías se compran de acuerdo con la demanda de la clientela, es conveniente por lo menos seguir tres pasos:
1. Solicitar cotización a proveedores, con el fin de comparar y determinar quién ofrece mejores precios y garantías.
2. Una vez seleccionado el proveedor, se prepara la orden de compra.
3. La tramitación de la factura de compra sigue este orden:
a. Las facturas de proveedores deben ser revisadas y confrontadas con la recepción de la mercancía.
b. Determinar si el pago es a crédito de contado.
c. Contabilidad con base en el comprobante de diario o en el comprobante de egreso, la registra en los libros.
Registro de ventas
Es conveniente seguir una orden en la venta para establecer el control más adecuado en las mercancías; a manera de ilustración podemos indicar los siguientes pasos:
1. Recepción pedido del cliente.
2. Facturación de la mercancía.
3. Despacho de la mercancía.
4. Cobro de la factura al cliente.
Una vez realizados los pasos del 1 al 3, la contabilidad recibe copia de la factura de venta, con anexo del pedido del cliente, para verificar si el despacho fue total o parcial y procede a elaborar el comprobante de diario de venta.
Registro de pagos
Como todo pago debe estar autorizado por la persona encargada por l empresa, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
1. La naturaleza del pago (cancelación de una factura, gastos o compras del activo) que debe estar respaldado pro su respectivo comprobante.
2. Verificación del pago.
3. Elaboración del comprobante de egreso o pago.
4. Elaboración del cheque.
5. El comprobante de egreso se registran en libros.
Registro de cobros
Es importante recordar el vencimiento de las cuentas para procurar el pago oportuno de los clientes; puede hacerse por teléfono o por escrito, mediante notas de vencimiento o cartas, etc. Cuando el cliente hace pagos en la casa, el cajero elabora un recibo de caja, anotando las especificaciones y detalles de cómo se recibió el pago.
Registro de transferencia de fondos
En la actividad de la empresa hay situaciones en las que se requiere el traslado de fondos del banco a banco o de banco a caja, de acuerdo con las necesidades de efectuar pagos a terceros.
A. Transferencia de banco a banco: Se gira el cheque y se elabora el comprobante de egreso. Se prepara el comprobante de consignación.
B. Transferencia de banco a caja: La empresa para realizar pagos de menor cuantía debe constituir la caja menor y su manejo se hace como un fondo fijo; por consiguiente, en la medida en que se agoten los fondos deben hacerse reembolsos.
COMPROBANTE DE RESUMEN
Este comprobante se llama así porque como su nombre lo indica sirve para abreviar o resumir el movimiento del día, de acuerdo con todos los comprobantes de diario que se elaboraron.
El movimiento también puede resumirse semanal, quincenal o mensualmente.
En la práctica el que más se utiliza es el resumen mensual por clase de comprobantes, como son: ingresos o recibos de caja, egresos, comprobantes de diario, motas débito, etc.
ARTICULO 615 A 618 DE ESTATUTO TRIBUTARIO NACIONAL
Artículo 615: Obligación de expedir factura: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto, de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen maquinas registradora, el documento equivalente será el tiquete expedido por está.
Párrafo 1: Las boletas de ingresos a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.
Párrafo 2: Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos que trata el artículo 381 de Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario de pago, el agente retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.
Artículo 615 – 1: Obligaciones del agente retenedor en el impuesto sobre olas ventas: Cuando el agente de retención el impuesto sobre las ventas adquiera bienes o servicios gravados, deberá liquidar y retener el impuesto aplicando la tarifa de retención correspondiente que en ningún caso puede ser mayor al 50% del impuesto liquidado y expedir el certificado.
Las entidades señaladas como agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberá discriminar el impuesto de las ventas retenido en el documento que ordene el reconocimiento de pago.
Artículo 616: Libro fiscal de registro de operaciones: Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, este debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base a las facturas que han sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como en los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
Artículo 616-1: Factura o documento equivalente: La factura de venta o documento equivalente se expedirá en las, operaciones que se realicen, con comerciantes importadores o prestadores de servicio o en las ventas a consumidores finales. Son documentos equivales a la factura de venta:
ü Tiquete de máquina registradora.
ü La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
ü La factura electrónica.
Artículo 616-2: Casos en los que no se requieran la expedición de factura: No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas, por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamientos comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables de régimen simplificado, y cuando se trate de la enajenación de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera por parte de las personas naturales.
Artículo 616-3: Adicionado: Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de los requisitos previos o en las normas cuando se presten para efectuar facturas con numeración repetida para un mismo contribuyente o responsable, serán sancionados con la clausura por un día del establecimiento o sitio donde ejerzan la actividad.
Una vez aplicada la sanción de clausura, en caso de incurrir nuevamente dentro de los dos años en cualquiera de los hechos sancionables con esta medida, la sanción a aplicar será la clausura por diez días (10) calendario y una multa equivalente a la establecida en la forma prevista en el artículo 655.
Artículo 617: Requisitos de la factura de venta:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre razón y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factores de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o por maquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar de forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.
Párrafo: En el caso de las empresas venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar, copia de la misma.
Artículo 618: Obligación de exigir factura o documento equivalente: A partir de la vigencia de la presente Ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.
Generalmente los bancos suministran formatos de consignación a sus clientes o, con arreglo entre las partes, puede elaborar un formato según las características de la empresa.
COMPROBANTES DE EGRESO
Las empresas para realizar los desembolsos o pagos a favor de terceros utilizan los comprobantes de egresos de bancos y egresos de caja, sin embargo, para control interno y como medida de seguridad, se recomienda no hacer pagos en efectivo para caja, solo utilizar el banco mediante el giro de cheques.
a) De bancos
También se el conoce con el nombre de comprobante de pago y permite legalizar contablemente el pago, si se anexan los soportes que lo justifican como son: facturas o cuentas de cobro, contratos, etc., debidamente cancelados mediantes la colocación del sello PAGADO, en los que se escriba el No. Del cheque, banco, valor, No. De comprobantes de egreso, la fecha y la firma del responsable.
La preparación del comprobante de egreso puede hacerse en original y copia. La persona que recibe el cheque debe firmar los comprobantes y anotar el número de cédula de ciudadanía o NIT.
b) De caja
Por mayor control del efectivo, el total de los recaudos o ingresos de caja del día se debe consignar en bancos.
Los pagos que pueden hacerse por caja son los de mínima cuantía como son: servicio de transporte urbano, de correo, compras de elementos de oficina, aseo, cafetería, etc. En atención a los pagos pequeños se crea un fondo como caja menor, con su reglamento específico de manejo, incluyendo los comprobantes de egreso o recibo de caja menor.
FACTURAS
Son comprantes que acreditan la pertenencia de las mercancías u objetos motivo de la compra o venta. Es una relación detallada y referenciada de cada una de las mercancías u objetos, con indicación del valor unitario, su valor total y la firma responsable de quien ejecutó la venta.
La organización interna de la empresa o negocio debe determinar el número de copias de acuerdo con las necesidades de la misma o del cliente. Sin embargo, a manera de ilustración, podemos decir que este comprobante se puede preparar así:
1. Original para el cliente.
2. Copia archivo consecutivo
3. Copia para contabilidad, con base en esta copia se elabora comprobante de diario de venta.
Cuando se trata de compras de mercancías, éstas deben venir facturadas, y la contabilidad, con base en esas facturas, elabora los comprobantes de diario
En conclusión, para elaborar los comprobantes de diario de ventas y compras de mercancías, procedemos así:
1. Para la venta de mercancías utilizamos la copia de la factura.
2. Para la compra de mercancía utilizamos la factura original del proveedor.
NOTA DÉBITO
Estos comprobantes se utilizan par cargar en la cuenta, aquellos valores que corresponden a clientes y otros por:
a. Omisión: Valor de fletes o comisiones no facturadas.
b. Errores: Valor por corrección de precios o interés de en mercancías a crédito, facturadas por menor valor del convenido.
c. Incumplimiento del pago oportuno de las cuentas: Valor de liquidación de interés por mora.
La preparación de este comprobante puede hacerse en original y una copia así:
1. El original se envía a clientes y otros para notificarles el respectivo cargo en su cuenta.
2. La copia a contabilidad para su registro en libros.
NOTA DE CRÉDITO
Estos comprobantes se utilizan para abonar en a la cuenta aquellos valores a favor del cliente u otros por:
a. Devoluciones de mercancías: Cuando el cliente devuelve mercancías a la empresa por: no corresponder a lo pedido, mercancías defectuosas, etc.
b. Errores: Valor por corrección de precios o intereses en mercancías a crédito, facturadas por un mayor valor del estipulado.
c. Incentivos: Cuando la empresa decida condonar intereses para motivar al cliente para el pago oportuno de sus cuentas.
La preparación de este comprobante puede hacerse en original y una copia así:
1. El original se envía a clientes y otros para notificarles el respectivo cargo en su cuenta.
2. La copia a contabilidad para su registro en libros.
COMPROBANTE DE DIARIO
Como todas las operaciones o transacciones están respaldadas por un comprobante, de acuerdo con la naturaleza de las mismas, ya comentado, así mismo la contabilidad precisa crear sus propios comprobantes, que le permitan registrar en forma adecuada, clara y concisa la cuenta y razón de esas operaciones. Por ello se debe elaborar el comprobante de diario y adjuntarlo al respectivo comprobante que le dio origen.
Registro de apertura
En al escritura de constitución de una empresa deben estipularse la composición del capital de cada uno de los socios, que puede ser en efectivo y en especie debidamente inventariado y firmado por cada uno de ellos.
Registro de compras
Como las mercancías se compran de acuerdo con la demanda de la clientela, es conveniente por lo menos seguir tres pasos:
1. Solicitar cotización a proveedores, con el fin de comparar y determinar quién ofrece mejores precios y garantías.
2. Una vez seleccionado el proveedor, se prepara la orden de compra.
3. La tramitación de la factura de compra sigue este orden:
a. Las facturas de proveedores deben ser revisadas y confrontadas con la recepción de la mercancía.
b. Determinar si el pago es a crédito de contado.
c. Contabilidad con base en el comprobante de diario o en el comprobante de egreso, la registra en los libros.
Registro de ventas
Es conveniente seguir una orden en la venta para establecer el control más adecuado en las mercancías; a manera de ilustración podemos indicar los siguientes pasos:
1. Recepción pedido del cliente.
2. Facturación de la mercancía.
3. Despacho de la mercancía.
4. Cobro de la factura al cliente.
Una vez realizados los pasos del 1 al 3, la contabilidad recibe copia de la factura de venta, con anexo del pedido del cliente, para verificar si el despacho fue total o parcial y procede a elaborar el comprobante de diario de venta.
Registro de pagos
Como todo pago debe estar autorizado por la persona encargada por l empresa, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
1. La naturaleza del pago (cancelación de una factura, gastos o compras del activo) que debe estar respaldado pro su respectivo comprobante.
2. Verificación del pago.
3. Elaboración del comprobante de egreso o pago.
4. Elaboración del cheque.
5. El comprobante de egreso se registran en libros.
Registro de cobros
Es importante recordar el vencimiento de las cuentas para procurar el pago oportuno de los clientes; puede hacerse por teléfono o por escrito, mediante notas de vencimiento o cartas, etc. Cuando el cliente hace pagos en la casa, el cajero elabora un recibo de caja, anotando las especificaciones y detalles de cómo se recibió el pago.
Registro de transferencia de fondos
En la actividad de la empresa hay situaciones en las que se requiere el traslado de fondos del banco a banco o de banco a caja, de acuerdo con las necesidades de efectuar pagos a terceros.
A. Transferencia de banco a banco: Se gira el cheque y se elabora el comprobante de egreso. Se prepara el comprobante de consignación.
B. Transferencia de banco a caja: La empresa para realizar pagos de menor cuantía debe constituir la caja menor y su manejo se hace como un fondo fijo; por consiguiente, en la medida en que se agoten los fondos deben hacerse reembolsos.
COMPROBANTE DE RESUMEN
Este comprobante se llama así porque como su nombre lo indica sirve para abreviar o resumir el movimiento del día, de acuerdo con todos los comprobantes de diario que se elaboraron.
El movimiento también puede resumirse semanal, quincenal o mensualmente.
En la práctica el que más se utiliza es el resumen mensual por clase de comprobantes, como son: ingresos o recibos de caja, egresos, comprobantes de diario, motas débito, etc.
ARTICULO 615 A 618 DE ESTATUTO TRIBUTARIO NACIONAL
Artículo 615: Obligación de expedir factura: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto, de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen maquinas registradora, el documento equivalente será el tiquete expedido por está.
Párrafo 1: Las boletas de ingresos a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.
Párrafo 2: Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos que trata el artículo 381 de Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario de pago, el agente retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.
Artículo 615 – 1: Obligaciones del agente retenedor en el impuesto sobre olas ventas: Cuando el agente de retención el impuesto sobre las ventas adquiera bienes o servicios gravados, deberá liquidar y retener el impuesto aplicando la tarifa de retención correspondiente que en ningún caso puede ser mayor al 50% del impuesto liquidado y expedir el certificado.
Las entidades señaladas como agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberá discriminar el impuesto de las ventas retenido en el documento que ordene el reconocimiento de pago.
Artículo 616: Libro fiscal de registro de operaciones: Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, este debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base a las facturas que han sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como en los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
Artículo 616-1: Factura o documento equivalente: La factura de venta o documento equivalente se expedirá en las, operaciones que se realicen, con comerciantes importadores o prestadores de servicio o en las ventas a consumidores finales. Son documentos equivales a la factura de venta:
ü Tiquete de máquina registradora.
ü La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
ü La factura electrónica.
Artículo 616-2: Casos en los que no se requieran la expedición de factura: No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas, por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamientos comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables de régimen simplificado, y cuando se trate de la enajenación de bienes producto de la actividad agrícola o ganadera por parte de las personas naturales.
Artículo 616-3: Adicionado: Las empresas que elaboren facturas sin el cumplimiento de los requisitos previos o en las normas cuando se presten para efectuar facturas con numeración repetida para un mismo contribuyente o responsable, serán sancionados con la clausura por un día del establecimiento o sitio donde ejerzan la actividad.
Una vez aplicada la sanción de clausura, en caso de incurrir nuevamente dentro de los dos años en cualquiera de los hechos sancionables con esta medida, la sanción a aplicar será la clausura por diez días (10) calendario y una multa equivalente a la establecida en la forma prevista en el artículo 655.
Artículo 617: Requisitos de la factura de venta:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre razón y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factores de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o por maquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar de forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.
Párrafo: En el caso de las empresas venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar, copia de la misma.
Artículo 618: Obligación de exigir factura o documento equivalente: A partir de la vigencia de la presente Ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.
Artículo 618-1: Creación del premio fiscal: Establécese el Premio Fiscal mediante el cual la Administración Tributaria podrá realizar rifas, sorteos o concursos. Para tal efecto, se concursará con las facturas de compra o documento equivalente, con el lleno de los requisitos legales, que deberán ser enviadas por los consumidores, para participar en tales eventos.
El valor global de los premios se establecerá en el Presupuesto Nacional.
El Ministerio de Comunicaciones y el Instituto Nacional de Radio y Televisión, cederán gratuitamente los espacios de televisión necesarios para la debida promoción de el Premio Fiscal, así como para la realización de los sorteos que implique el mismo, en las cadenas de cubrimiento nacional y en horarios de mayor sintonía.
Artículo 618-2: Adicionado: Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.
4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio,
Artículo 618-3: Plazo para empezar a aplicar el sistema de facturación: Los nuevos requisitos establecidos en los artículos anteriores deberán cumplirse para la facturación expedida a partir del primero de Julio de 1996.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronológico las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes.
Requisitos de carácter general:
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, sólo podrán destruirse después de 20 años.
En los libros de contabilidad prohíbe:
ü Alterar el orden cronológico en los registros.
ü Dejar espacios en blanco.
ü Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.
ü Borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de la misma.
Los libros de contabilidad se clasifican en: Principales
Auxiliares
Libros Principales u obligatorios
ü Libro de inventarios y balances: Se registra el inventario y balance correspondiente a cada ejercicio contable.
ü Libro Diario: Se registra, en orden cronológico, cada uno de los comprobantes diarios de contabilidad. Al finalizar el mes, se suman los valores para pasar el libro mayor los totales débito y crédito de cada cuenta.
ü Libro Mayor y Balances: Se registran el comprobante de apertura, los movimientos mensuales, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre, tomados del libro diario.
Los saldos de las cuentas se determinan así:
ü Cuenta de saldo débito:
Saldo anterior más movimiento débito – movimiento crédito = saldo siguiente.
ü Cuenta de saldo crédito:
Saldo anterior – movimiento débito más movimiento crédito = saldo siguiente.
Cuando se cometen errores en los libros de contabilidad, si son simples errores en los libros de contabilidad, si son simples errores de transcripción se dejan salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva, o anulando el folio, señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la corrección o anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. Cualquier otro error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
Libros auxiliares
Se registran, de forma analítica y detallada, los valores y la información que se consignó en forma resumida en los libros principales; su número depende de las necesidades de cada empresa. A este libro se trasladan los valores registrados en la columna de parciales del comprobante diario de contabilidad.
Para determinar el saldo de las cuentas, se debe tener presente que: las de activo, costos y gastos aumentan el saldo con los débitos y lo disminuyen con los créditos; generalmente, su saldo es débito. Las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos aumentan el saldo con los créditos y disminuyen con los débitos; generalmente su saldo es crédito.
Para corregir errores en los libros auxiliares, cuando hay omisión en asientos, éstos se registran en la fecha en que se advirtieren. Cuando hay error en cantidades, se corrigen por medio de un contraasiento.
Los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.
LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado. La información en las organizaciones se genera y se trasmite básicamente en forma de documento, el cual se acumula en un archivo. Esto hace del manejo documental un sistema de información por excelencia.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objeto y concreto de la gestión institucional.
Clasificación de los documentos empresariales
Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad, finalmente, según su función en el tiempo.
Según su soporte.
Papel
ü Documentos textuales: Son todos los manuscritos, impresos, escritos, contraseñas, etiquetas. Este tipo de documentos son los que predominan en las actividades empresariales.
ü Documentos gráficos: Es la información representada en formas y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.
ü Documentos en imagen: Son fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas.
ü Cinta: Conforman esta clase de documentos los conocidos normalmente como audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
ü Otros soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos, clisé, monedas, etc.
Según el ente productor o su autor.
ü Documento público: Es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina Escritura Pública.
ü Documento privado: Es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función. En general, el documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser documento público.
Según la finalidad que persiga
ü Documentos dispositivos: Son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos las leyes, los decretos, las ordenanzas, resoluciones, sentencias, etc. En el sector privado son los manuales de procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones administrativas.
ü Documentos testimoniales: Son aquellos documentos que sirven de prueba o testimonio. Tanto a nivel público como privado se consideran dentro de este grupo las actas, los documentos contables, escrituras públicas, contratos, inventarios, planos de obra, etc.
ü Documentos informáticos: Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc.
Según su función en el tiempo
Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos que se producen en las organizaciones y como apoyo en la toma de decisión de conservar o destruir, es importante analizar otra clasificación en la cual se puedan agrupar los documentos desde le punto de vista del valor o importancia que representa para las empresas que lo generan y utilizan.
ü Vitales: Los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un momento dado, rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento y crecimiento de la entidad. Ejemplo: escrituras de construcción, las patentes de funcionamiento, diseños, fórmulas, etc.
ü Importantes: Aquellos documentos que contienen información de valor para la gestión por períodos de 5 ó 6 años. Se clasifican en este grupo facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otros.
ü Útiles: Los documentos que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Ejemplo: correspondencia interna y externa.
ü No esenciales: Aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después de seis meses. Ejemplo: anuncios, acuse de recibo, circulares informativas.
Tipos de documentos
La empresas producen en común de documentos afines a todos sus actividades, los cuales conforman grupos específicos de manejo ordinario. Entre ellos se destacan los siguientes:
ü Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, informes administrativos.
ü Documentos especiales: actas, informes, escrituras, certificados.
ü Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas notas de salida, cheques, letras, pagarés.
ü Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.
Concepto de correspondencia
Hace referencia a un grupo de documentos que son más particulares dentro de la gestión, que se generan tanto a nivel interno como externo y que se podrían denominar correspondencia de negocios, entendiéndose por ésta los documentos creados en la empresa, en ejercicio de sus actividades.
Dependiendo de la procedencia de la correspondencia, podemos hablar entonces, de correspondencia interna y externa: la interna es la que se cruza entre las dependencias de la organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias; la externa es la que se cruza entre personas o instituciones exterior de la organización.
Definiciones y usos
Carta Comercial: Es un documento que registra, en forma escrita, un mensaje para un destinatario. Es la más utilizada por las empresas para comunicarse con el medio externo.
Memorando: Es un comunicación de carácter interno, generalmente breve, que se utiliza para transmitir información que, dentro de la gestión administrativa, hace parte importante de este proceso y va dirigido a un destinatario.
Circular: Es un tipo de comunicación informativa. Por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios. Puede ser interna, para lo cual se utiliza la circular general; y externa si el destinatario es externo a la organización, para lo cual se emplea la carta circular.
Comunicación interna: Es una comunicación breve, que como su nombre lo indica tiene carácter interno. S utiliza cuando el mensaje que trata no tiene mayor incidencia en la gestión administrativa y, por tanto, al igual que las circulares, su vida corta.
Mensajes telegráfico: Es una comunicación abreviada que por su carácter de urgente, puede ser transmitido en forma rápida, a través de una central de comunicación, entre ciudades o países. Este tipo de comunicación ha perdido mucha vigencia por la introducción al mercado del fax.
El fax: Es un medio que se utiliza para transmitir información urgente tanto interna como externa, aumentando así la capacidad y eficiencia de la comunicación a distancia.
Documentos especiales, contables y legales: Son otro tipo de documentos que se generan al interior de la entidad, como consecuencia de la gestión que no hace parte de la correspondencia propiamente dicha.
Funciones de la oficina de correspondencia
Las funciones de la oficina de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución como producto de sus actividades empresariales.
ü Analizar el procedimiento administrativo de la entidad, esto es, conocer muy bien la actividad de la empresa y con base en el organigrama, verificar dependencia por dependencia la información que produce y recibe.
ü Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer delos Documentos que crea, su identificación, clase de documento, número de copias y su distribución, volumen de producción al día o al mes, tiempo de tramite y tratamiento archivístico. Esta misma información es necesario identificarla para los documento que recibe, registrando además la demora en los tiempos de respuesta.
ü Analizar la información, a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con la representación de funcionarios del área legal o jurídica e indistintamente de las aéreas administrativas, contable, operativa o técnica según el tipo de documentos que se administren.
Recepción de documentos
La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: recibo, radicación, el registro y la distribución o reparto.
Recibo: La documentación es recibida en forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
ü Correspondencia externa
ü Correspondencia interna
ü Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
ü Correspondencia personal
ü Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Radicación: El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional.
Registro: Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma autorizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
ü No radicar la correspondencia personal
ü Colocar la fecha de recibido a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones, etc.
ü Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
ü Hacer las observaciones pertinentes en el radicado, cuando las comunicaciones llegan sin firmar.
ü Verificar que los anexos enunciados estén completos.
Distribución o reparto: El último paso dentro del proceso de recibido de correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más práctico es utilizar un casillero con el nombre delas dependencia a su códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia que se recibe.
Salida de documentos
Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo para la cual se utilizara una numeración independiente.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más práctico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo
CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones; que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación
Clases de documentos
ü Documentos facilitativos o comunes: Considera así porque son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión. Ejemplo: documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos.
ü Documentos específicos o sustantivos: Son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades especificas del área de su gestión. Por ejemplo: laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio, en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio, los planes de estudio y registros de calificaciones de los alumnos.
Valor primario y secundario del documento
Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir su permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora.
ü Documentos de aspecto administrativo: Son documentos de interés tanto para el productor como para el usuario, ya sea por la utilidad que representa en la generación de otras actividades empresariales o porque su fuentes de derechos para uno u otro.
ü Documentos de aspecto contable o fiscal: Este aspecto se presenta en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario.
ü Documentos aspecto legal: Vale anotar que todos los documentos lo tienen implícito. El aspecto legal en un documento representa los marcos que determinan la ley para respaldar derechos y obligaciones.
ü Documentos de aspecto técnico: Es el que presentan los documentos específico de la actividad de una institución, como los planos, las historias clínicas.
Valor Secundario
Denominado igualmente valor mediato o futuro, es le valor que presta la información del documento desde le punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor, a su ve, se subdivide en dos categorías; predecible o evidencial, o sea cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente.
No predecible, es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o un especialista. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o conservación permanente.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra en orden cronológico las operaciones mercantiles de acuerdo con las normas legales vigentes.
Requisitos de carácter general:
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio; en caso contrario, sólo podrán destruirse después de 20 años.
En los libros de contabilidad prohíbe:
ü Alterar el orden cronológico en los registros.
ü Dejar espacios en blanco.
ü Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.
ü Borrar o tachar en todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de la misma.
Los libros de contabilidad se clasifican en: Principales
Auxiliares
Libros Principales u obligatorios
ü Libro de inventarios y balances: Se registra el inventario y balance correspondiente a cada ejercicio contable.
ü Libro Diario: Se registra, en orden cronológico, cada uno de los comprobantes diarios de contabilidad. Al finalizar el mes, se suman los valores para pasar el libro mayor los totales débito y crédito de cada cuenta.
ü Libro Mayor y Balances: Se registran el comprobante de apertura, los movimientos mensuales, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre, tomados del libro diario.
Los saldos de las cuentas se determinan así:
ü Cuenta de saldo débito:
Saldo anterior más movimiento débito – movimiento crédito = saldo siguiente.
ü Cuenta de saldo crédito:
Saldo anterior – movimiento débito más movimiento crédito = saldo siguiente.
Cuando se cometen errores en los libros de contabilidad, si son simples errores en los libros de contabilidad, si son simples errores de transcripción se dejan salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva, o anulando el folio, señalando sobre los mismos, la fecha y la causa de la corrección o anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. Cualquier otro error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
Libros auxiliares
Se registran, de forma analítica y detallada, los valores y la información que se consignó en forma resumida en los libros principales; su número depende de las necesidades de cada empresa. A este libro se trasladan los valores registrados en la columna de parciales del comprobante diario de contabilidad.
Para determinar el saldo de las cuentas, se debe tener presente que: las de activo, costos y gastos aumentan el saldo con los débitos y lo disminuyen con los créditos; generalmente, su saldo es débito. Las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos aumentan el saldo con los créditos y disminuyen con los débitos; generalmente su saldo es crédito.
Para corregir errores en los libros auxiliares, cuando hay omisión en asientos, éstos se registran en la fecha en que se advirtieren. Cuando hay error en cantidades, se corrigen por medio de un contraasiento.
Los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.
LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Todo objeto mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado. La información en las organizaciones se genera y se trasmite básicamente en forma de documento, el cual se acumula en un archivo. Esto hace del manejo documental un sistema de información por excelencia.
Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones; son los que sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y se constituyen en el testimonio objeto y concreto de la gestión institucional.
Clasificación de los documentos empresariales
Los documentos empresariales se pueden clasificar desde varios puntos de vista: según el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad, finalmente, según su función en el tiempo.
Según su soporte.
Papel
ü Documentos textuales: Son todos los manuscritos, impresos, escritos, contraseñas, etiquetas. Este tipo de documentos son los que predominan en las actividades empresariales.
ü Documentos gráficos: Es la información representada en formas y colores tales como mapas, planos y dibujos en general.
ü Documentos en imagen: Son fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y diapositivas.
ü Cinta: Conforman esta clase de documentos los conocidos normalmente como audiovisuales, tales como videos, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
ü Otros soportes: Disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos, clisé, monedas, etc.
Según el ente productor o su autor.
ü Documento público: Es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno. Cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina Escritura Pública.
ü Documento privado: Es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función. En general, el documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser documento público.
Según la finalidad que persiga
ü Documentos dispositivos: Son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos las leyes, los decretos, las ordenanzas, resoluciones, sentencias, etc. En el sector privado son los manuales de procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones administrativas.
ü Documentos testimoniales: Son aquellos documentos que sirven de prueba o testimonio. Tanto a nivel público como privado se consideran dentro de este grupo las actas, los documentos contables, escrituras públicas, contratos, inventarios, planos de obra, etc.
ü Documentos informáticos: Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa. Pueden incluirse en este grupo las cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc.
Según su función en el tiempo
Con el fin de dar un tratamiento adecuado a los documentos que se producen en las organizaciones y como apoyo en la toma de decisión de conservar o destruir, es importante analizar otra clasificación en la cual se puedan agrupar los documentos desde le punto de vista del valor o importancia que representa para las empresas que lo generan y utilizan.
ü Vitales: Los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un momento dado, rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento y crecimiento de la entidad. Ejemplo: escrituras de construcción, las patentes de funcionamiento, diseños, fórmulas, etc.
ü Importantes: Aquellos documentos que contienen información de valor para la gestión por períodos de 5 ó 6 años. Se clasifican en este grupo facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otros.
ü Útiles: Los documentos que ayudan a la gestión, generalmente por el año de la vigencia. Ejemplo: correspondencia interna y externa.
ü No esenciales: Aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después de seis meses. Ejemplo: anuncios, acuse de recibo, circulares informativas.
Tipos de documentos
La empresas producen en común de documentos afines a todos sus actividades, los cuales conforman grupos específicos de manejo ordinario. Entre ellos se destacan los siguientes:
ü Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, informes administrativos.
ü Documentos especiales: actas, informes, escrituras, certificados.
ü Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas notas de salida, cheques, letras, pagarés.
ü Documentos legales: decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.
Concepto de correspondencia
Hace referencia a un grupo de documentos que son más particulares dentro de la gestión, que se generan tanto a nivel interno como externo y que se podrían denominar correspondencia de negocios, entendiéndose por ésta los documentos creados en la empresa, en ejercicio de sus actividades.
Dependiendo de la procedencia de la correspondencia, podemos hablar entonces, de correspondencia interna y externa: la interna es la que se cruza entre las dependencias de la organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias; la externa es la que se cruza entre personas o instituciones exterior de la organización.
Definiciones y usos
Carta Comercial: Es un documento que registra, en forma escrita, un mensaje para un destinatario. Es la más utilizada por las empresas para comunicarse con el medio externo.
Memorando: Es un comunicación de carácter interno, generalmente breve, que se utiliza para transmitir información que, dentro de la gestión administrativa, hace parte importante de este proceso y va dirigido a un destinatario.
Circular: Es un tipo de comunicación informativa. Por ser el mensaje de carácter general, va dirigida a varios destinatarios. Puede ser interna, para lo cual se utiliza la circular general; y externa si el destinatario es externo a la organización, para lo cual se emplea la carta circular.
Comunicación interna: Es una comunicación breve, que como su nombre lo indica tiene carácter interno. S utiliza cuando el mensaje que trata no tiene mayor incidencia en la gestión administrativa y, por tanto, al igual que las circulares, su vida corta.
Mensajes telegráfico: Es una comunicación abreviada que por su carácter de urgente, puede ser transmitido en forma rápida, a través de una central de comunicación, entre ciudades o países. Este tipo de comunicación ha perdido mucha vigencia por la introducción al mercado del fax.
El fax: Es un medio que se utiliza para transmitir información urgente tanto interna como externa, aumentando así la capacidad y eficiencia de la comunicación a distancia.
Documentos especiales, contables y legales: Son otro tipo de documentos que se generan al interior de la entidad, como consecuencia de la gestión que no hace parte de la correspondencia propiamente dicha.
Funciones de la oficina de correspondencia
Las funciones de la oficina de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución como producto de sus actividades empresariales.
ü Analizar el procedimiento administrativo de la entidad, esto es, conocer muy bien la actividad de la empresa y con base en el organigrama, verificar dependencia por dependencia la información que produce y recibe.
ü Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer delos Documentos que crea, su identificación, clase de documento, número de copias y su distribución, volumen de producción al día o al mes, tiempo de tramite y tratamiento archivístico. Esta misma información es necesario identificarla para los documento que recibe, registrando además la demora en los tiempos de respuesta.
ü Analizar la información, a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con la representación de funcionarios del área legal o jurídica e indistintamente de las aéreas administrativas, contable, operativa o técnica según el tipo de documentos que se administren.
Recepción de documentos
La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: recibo, radicación, el registro y la distribución o reparto.
Recibo: La documentación es recibida en forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado.
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
ü Correspondencia externa
ü Correspondencia interna
ü Folletos, revistas, publicaciones, paquetes
ü Correspondencia personal
ü Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Radicación: El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional.
Registro: Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma autorizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radicación, etc.
Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:
ü No radicar la correspondencia personal
ü Colocar la fecha de recibido a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones, etc.
ü Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.
ü Hacer las observaciones pertinentes en el radicado, cuando las comunicaciones llegan sin firmar.
ü Verificar que los anexos enunciados estén completos.
Distribución o reparto: El último paso dentro del proceso de recibido de correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más práctico es utilizar un casillero con el nombre delas dependencia a su códigos, según el caso, donde se organiza la correspondencia que se recibe.
Salida de documentos
Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo para la cual se utilizara una numeración independiente.
Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho más práctico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo
CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones; que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación
Clases de documentos
ü Documentos facilitativos o comunes: Considera así porque son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión. Ejemplo: documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos.
ü Documentos específicos o sustantivos: Son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades especificas del área de su gestión. Por ejemplo: laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio, en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio, los planes de estudio y registros de calificaciones de los alumnos.
Valor primario y secundario del documento
Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir su permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora.
ü Documentos de aspecto administrativo: Son documentos de interés tanto para el productor como para el usuario, ya sea por la utilidad que representa en la generación de otras actividades empresariales o porque su fuentes de derechos para uno u otro.
ü Documentos de aspecto contable o fiscal: Este aspecto se presenta en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario.
ü Documentos aspecto legal: Vale anotar que todos los documentos lo tienen implícito. El aspecto legal en un documento representa los marcos que determinan la ley para respaldar derechos y obligaciones.
ü Documentos de aspecto técnico: Es el que presentan los documentos específico de la actividad de una institución, como los planos, las historias clínicas.
Valor Secundario
Denominado igualmente valor mediato o futuro, es le valor que presta la información del documento desde le punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor, a su ve, se subdivide en dos categorías; predecible o evidencial, o sea cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente.
No predecible, es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o un especialista. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o conservación permanente.
CONCEPTO DE INVENTARIO
El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación de todos los documentos que conforman un archivo.
Usos del inventario
ü Inventario esquemático: Es el que describe una serie documental completa. Ejemplo: contratos, donde se ubica el número de documentos que conforman la serie, la serie, las fechas en que está contenida la información y su nidad de conservación.
ü Inventario registro: Es el que describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado legajo, carpeta).
ü Inventario analítico: Es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente, donde se da una valiosa información del contenido y, en algunos casos, se obvia la consulta directa.
ü Para control de trámite: Cuando su objeto es establecer los movimientos o rutas de los documentos en trámite. Es el inventario más completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pagos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta finalizar su trámite y ser archivado.
ü Para remisión: Es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinatario.
ü Para eliminación: Es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.
ü Para un archivo ya formado: Es el que da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo. Este tipo de inventario es el más utilizado a nivel administrativo.
ü Para estudio: Es el elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, como por ejemplo el uso y frecuencia de los préstamos, las series más consultadas, etc.
ü Topográfico: Es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, es decir, el código que indica su localización en los anaqueles y estantes.
Formatos de inventario
ü Encabezamiento: Recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas del inventario.
ü Encolumnado: Es la definición en forma columnar de los datos que compondrán cada asiento o registro de información.
ü Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre, cargo y firma de quien ejecuta dicha labor.
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ü Primera fase: Denominada también etapa prearchivistica o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia.
ü Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivista, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos.
ü Tercera fase: Es la edad de la conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción. Esta es la fase de control de los archivos inactivos o permanentes de la entidad productora, porque definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar para siempre en un sitio privilegiado.
Vigencia documental
La vigencia se termina de cinco maneras:
1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento
2. Por disposición legal.
3. Porque produce un documento que modifica al anterior.
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón del ser al documento. Ejemplo: los planos de una obra que fue demolida
5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.
Plazo Precaucional
El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras:
ü Pro prescripción del derecho, o sea, en tiempo determinado en una norma jurídica.
ü Por la tabla de retención, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.
Transferencia de documentos
Transferir significa pasar una responsabilidad a otro. En archivística, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una transferencia documental.
La transferencia puede darse de manera interna o externa.
ü Interna: Es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros atures la denominan traslado.
ü Externa: Es cuando los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasa a los archivos nacionales de un país.
Se pueden aplicar des sistemas de transferencia: Traspaso permanente o traspaso por períodos fijos.
ü Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se trasfieren del archivo activo al semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de documentos que van cumpliendo su trámite al concluir el asunto o negociación que los generó, por considerarse asuntos errados o terminados.
ü Traspaso por períodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como año cada seis mese. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras:
- Plan de un período: cuando todo el material previamente seleccionado se traspasa directamente de la fase activa el archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sea al comercial un nuevo año fiscal, o cada seis meses.Plan de dos periodos: esta situación se presenta cuando el sistema de archivo se ha definidos cada una de las estepas que lo componen, de manera que los documentos de los archivos de gestión (activos) aun vigentes pero de poca consulta, se traspasa inicialmente al archivo semiactivo por un periodo que oscila entre seis meses y un año. Luego se transfiere nuevamente al archivo inactivo, pero otro periodo del tiempo.
El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación de todos los documentos que conforman un archivo.
Usos del inventario
ü Inventario esquemático: Es el que describe una serie documental completa. Ejemplo: contratos, donde se ubica el número de documentos que conforman la serie, la serie, las fechas en que está contenida la información y su nidad de conservación.
ü Inventario registro: Es el que describe una unidad de conservación en cada asiento (caja, volumen, atado legajo, carpeta).
ü Inventario analítico: Es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente, donde se da una valiosa información del contenido y, en algunos casos, se obvia la consulta directa.
ü Para control de trámite: Cuando su objeto es establecer los movimientos o rutas de los documentos en trámite. Es el inventario más completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pagos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta finalizar su trámite y ser archivado.
ü Para remisión: Es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinatario.
ü Para eliminación: Es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.
ü Para un archivo ya formado: Es el que da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo. Este tipo de inventario es el más utilizado a nivel administrativo.
ü Para estudio: Es el elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, como por ejemplo el uso y frecuencia de los préstamos, las series más consultadas, etc.
ü Topográfico: Es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, es decir, el código que indica su localización en los anaqueles y estantes.
Formatos de inventario
ü Encabezamiento: Recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas del inventario.
ü Encolumnado: Es la definición en forma columnar de los datos que compondrán cada asiento o registro de información.
ü Datación: Indica la fecha de levantamiento de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre, cargo y firma de quien ejecuta dicha labor.
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ü Primera fase: Denominada también etapa prearchivistica o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia.
ü Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivista, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos.
ü Tercera fase: Es la edad de la conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción. Esta es la fase de control de los archivos inactivos o permanentes de la entidad productora, porque definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar para siempre en un sitio privilegiado.
Vigencia documental
La vigencia se termina de cinco maneras:
1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento
2. Por disposición legal.
3. Porque produce un documento que modifica al anterior.
4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón del ser al documento. Ejemplo: los planos de una obra que fue demolida
5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.
Plazo Precaucional
El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras:
ü Pro prescripción del derecho, o sea, en tiempo determinado en una norma jurídica.
ü Por la tabla de retención, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.
Transferencia de documentos
Transferir significa pasar una responsabilidad a otro. En archivística, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una transferencia documental.
La transferencia puede darse de manera interna o externa.
ü Interna: Es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa Activa a la Semiactiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros atures la denominan traslado.
ü Externa: Es cuando los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasa a los archivos nacionales de un país.
Se pueden aplicar des sistemas de transferencia: Traspaso permanente o traspaso por períodos fijos.
ü Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se trasfieren del archivo activo al semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de documentos que van cumpliendo su trámite al concluir el asunto o negociación que los generó, por considerarse asuntos errados o terminados.
ü Traspaso por períodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como año cada seis mese. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras:
- Plan de un período: cuando todo el material previamente seleccionado se traspasa directamente de la fase activa el archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sea al comercial un nuevo año fiscal, o cada seis meses.Plan de dos periodos: esta situación se presenta cuando el sistema de archivo se ha definidos cada una de las estepas que lo componen, de manera que los documentos de los archivos de gestión (activos) aun vigentes pero de poca consulta, se traspasa inicialmente al archivo semiactivo por un periodo que oscila entre seis meses y un año. Luego se transfiere nuevamente al archivo inactivo, pero otro periodo del tiempo.
TITULO III
DE LOS TITULOS-VALORES
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 619: Los títulos de valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación, y de tradición o representativos de mercancías.
DE LOS TITULOS-VALORES
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 619: Los títulos de valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación, y de tradición o representativos de mercancías.
Artículo 620: Los documentos y los actos q que se refiere este título, sólo producirán los efectos en él previstos, cuando contengan las menciones y llenen requisitos que la ley señale, salvo que ella los presuma.
La omisión de tales menciones y requisitos no afecta el negocio jurídico que dio origen al documento o al acto.
Artículo 621: Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:
1. La mención del derecho que en el título se incorpora, y
2. La firma de quien lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del titulo, por su signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto. Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quién tendrá igualmente derecho de elección si el titulo señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercer la acción del mismo en el lugar en que éstas deben ser entregadas.
Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la feche y el lugar de entrega.
Artículo 622: Si en el título se dejan espacios en blanco cualquier tenedor legitimo podrá llenarlos, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, antes de presentar el título para el ejercicio del derecho que en el se incorpora.
Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo. Para que el título, una vez completado, pueda hacerse valer contra cualquiera de los que en él han intervenido antes de completarse, deberá ser llenado estrictamente de acuerdo con la autorización dada para ello. Si el título de esta clase es negociado, después de llenado a favor de un tenedor de buena fe exenta de culpa, será válido y efectivo para dicho tenedor y éste podrá hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones dadas.
Artículo 645: Las disposiciones de este título no se aplicarán a los boletos, fichas, contraseñas u otros documentos que no estén destinados a circular y que sirvan exclusivamente para identificar a quien tiene derecho para exigir la prestación correspondiente.
CAPÍTULO II
Títulos Normativos
Artículo 648: El título-valor será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título. Sólo será reconocido como tenedor legítimo quien figure, a la vez, en el texto del documento y en el registro de éste. La transferencia de un título nominativo por endoso dará derecho al adquiriente para obtener la inscripción de que se trata este artículo.
Artículo 649: El creador del título podrá exigir que la firma del transmisor se autentique.
Artículo 650: Salvo justa causa, el creador del título no podrá negar la anotación en su registro de la transmisión del documento, La persona a quien se le haya transferido un título nominativo podrá acudir al juez para que se haga la anotación de la transferencia en el respectivo registro, si el creador del título se negare a hacerla.
CAPÍTULO III
Títulos a la Orden
Artículo 651: Los títulos-valores expedidos a favor de determinada persona, en los cuales se agregue la cláusula “a la orden” o se exprese que son transferibles por endoso, o se diga que no son negociables, o se indique su denominación específica del título-valor, serán a la orden y se transmitirán por endoso y entrega del título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 648.
Artículo 652: La transferencia de un título a la orden por medio diverso del endoso, subroga al adquiriente en todos los derechos que el título confiera, pero lo sujeta a todas las excepciones que se hubieran podido oponer al enajenante.
Artículo 653: Quien justifique que se le ha transferido un título a la orden por medio distinto del endoso, podrá exigir que el juez en vía de jurisdicción voluntaria haga constar la transferencia en el título o en una hoja adherida a él.
La constancia que ponga el juez en el título, se tendrá como endoso.
Artículo 654: El endoso puede hacerse en blanco, con la sola firma del endosante, en este caso, el tenedor deberá llenar el endoso en blanco con su nombre o el de un tercero, antes de presentar el título para el ejercicio del derecho que en el se incorpora.
Cuando el endoso exprese le nombre del endosatario, será necesario el endoso de éste para transferir legítimamente el título. El endoso al potador producirá efectos de endoso en blanco. La falta de firma hará el endoso inexistente.
Artículo 666: Los títulos-valores podrán transferirse a alguno de los obligados, por el recibo del importe del título extendido en el mismo documento o en hoja adherida a él. Transferencia por recibo producirá efecto de endoso sin responsabilidad.
CAPÍTULO IV
Títulos al Portador
Artículo 668: Son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la cláusula “al portador”, y los que contengan dicha cláusula.
La simple exhibición del título legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.
Artículo 669: Los títulos al portador sólo podrán expedirse en los casos expresamente autorizados por la ley.
Artículo 670: Los títulos creados en contravención a lo dispuesto en el artículo anterior, no producirán efectos como títulos-valores.
CAPÍTULO V
Distintas Especies de Títulos-Valores
Sección I
Letra de cambio
Subsección I. Creación y forma de letra de cambio
Artículo 671: Además de lo dispuesto en el artículo 621, la letra de cambio deberá contener:
1. La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero.
2. El nombre del girado.
3. La forma del vencimiento, y
4. La indicación de ser pagadera a la orden o al portador.
Artículo 672: La letra de cambio podrá contener cláusulas de interese y de cambio a una tasa fija o corriente.
Artículo 673: La letra de cambio puede ser girada:
1. A la vista.
2. A un día cierto, sea determinado o no.
3. Con vencimientos ciertos sucesivos, y
4. A un día cierto después de la fecha o de la vista.
Subsección II. Aceptación
Artículo 680: La letras pagadera a día cierto después de la vista deberán presentarse para su aceptación dentro del año que siga a su fecha, a menos que el girador amplíe dicho plazo o prohíba su presentación antes de determinada época. Cualquiera de los obligados podrá reducir el plazo consignándolo así en la letra.
Artículo 681: La presentación para la aceptación de las letras giradas a día cierto o día cierto después de su fecha, será potestativa; pero el girador, si así lo indica en el título, puede convertirla en obligatoria y señalar un plazo para que se realice. El girador puede, asimismo, prohibir la presentación antes de una época determinada, si lo consigna así en letra. Cuando sea potestativa la presentación de la letra, el tenedor podrá hacerla a más tardar el último día hábil anterior al del vencimiento.
Artículo 682: La letra deberá ser presentada para su aceptación en el lugar y la dirección designados en ella. A falta de indicación de lugar, la presentación se hará en el establecimiento o en la residencia del girado. Si se señalaren varios lugares, el tenedor podrá escoger cualquiera de ellos.
Subsección III. Pago
Artículo 691: La letra de cambio deberá presentarse para su pago el día de su vencimiento o dentro de los ocho días comunes siguientes.
Artículo 692: La presentación para el pago de la letra a la vista, deberá hacerse dentro del año que se siga a la fecha del título. Cualquiera de los obligados podrá reducir ese plazo, si lo consigna así en la letra. El girador podrá en la misma forma ampliarlo y prohibir la prestación antes de determinada época.
Artículo 693: El tenedor no puede rehusar un pago parcial.
Artículo 694: El tenedor no puede ser obligado a recibir el pago antes del vencimiento de la letra.
Subsección IV. Protesto
Artículo 697: El protesto sólo será necesario cuando el creador de la tetra o algún tenedor inserte la cláusula “con protesto” en el anverso y con caracteres visibles.
Artículo 698: El protesto se practicará con intervención de notario público y su omisión producirá la caducidad de las acciones de regreso.
Artículo 699: El protesto se hará en los lugares señalados para el cumplimiento de las obligaciones o del ejercicio de los derechos consignados en el título.
Artículo 706: En el cuerpo de la letra o en hoja adherida a ella se hará constar, bajo la firma del notario, el hecho del protesto con indicación de la fecha del acta respectiva. Además, el funcionario que lo practique levantará acta que contendrá:
1. La reproducción literal de todo cuanto conste en la letra.
2. El requerimiento al girado o aceptante para aceptar o pagar la letra, con la indicación de si esa persona estuvo o no presente.
3. Los motivos de la negativa para la aceptación o el Pago.
4. La firma de la persona con quien se extienda la diligencia, o la indicación de la imposibilidad para firmar o de su negativa, y
5. La expresión del lugar, fecha y hora en que se practique el protesto, y la firma del funcionario que lo autorice.
Sección II. Pagaré
Artículo 709: El pagaré debe contener, además de los requisitos que establece. El artículo 621, los siguientes:
1. La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero.
2. El nombre de la persona de la persona a quien deba hacerse el Pago.
3. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y
4. La forma de vencimiento.
Artículo 710: El suscriptor del pagaré se equipara la aceptante de una letra de cambio.
Artículo 711: Serán aplicables al pagaré, en lo conducente, las disposiciones relativas a la letra de cambio.
Sección II
Cheque
Subsección I. Creación y forma del cheque
Artículo 712: El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a este artículo no producirá efectos de título-valor.
Artículo 713: El cheque deberá contener, además de lo dispuesto por el artículo 621:
1. La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero.
2. El nombre del banco liberado, y
3. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
Artículo 714: El librador debe tener provisión de fondos disponibles en el banco librado y haber recibido de éste autorización para librar cheques a su cargo. La autorización se entenderá concedida por el hecho de que el banco entregue los formularios de chequeras al librador.
Subsección II. Presentación y pago
Artículo 717: El cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquier anotación en contrario se tendrá por no puesta. El cheque posdatado será pagadero a su presentación.
Artículo 718: Los cheque deberán presentarse para su pago:
1. Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición.
2. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta.
3. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina.
4. Dentro de los cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina.
Artículo 719: La presentación de un cheque en cámara de compensación surtirá los mismos efectos que la hecha directamente al librado.
Artículo 720: El banco estará obligado en sus relaciones con el librador a cubrir el cheque hasta el importante de saldo disponible, salvo disposición legal que lo libere de tal obligación.
Si los fondos disponibles no fueren suficientes para cubrir el importe total de cheque, el librado deberá ofrecer el tenedor el pago parcial, hasta el saldo disponible.
Artículo 725: la muerte o incapacidad sobrevinientes del librador no exoneran al librador de la obligación de pagar el cheque.
Subsección lll. Cheques especiales
Artículo 734: el cheque que el librador o el tenedor cruce con dos líneas paralelas trazadas en el anverso, solo podrá ser cobrado por un banco y se llama ‘’cheque cruzado’’
Articulo 735: si entre las líneas del cruzamiento aparece el nombre del banco que debe cobrarlo, el cruzamiento será especial y será general si entre las líneas no aparece el nombre de un banco en el ultimo supuesto, el cheque podrá ser cobrado por cualquier banco y en el primero, solo por el banco cuyo nombre aparezca entre las líneas o por el banco a quien el anterior lo endosare para el cobro.
Articulo 736: no se podrá borrar el cruzamiento ni el nombre del banco en el inserto, solo valdrán los cambios o supresiones que se hicieren bajo la firma del librador.
Articulo 737: el librador o el tenedor puede prohibir que el cheque sea pagado en efectivo, insertando la expresión ‘’para abono en cuenta’’ u otra equivale. Este cheque se denomina ‘’ para abono de cuenta’’. En este caso, el librado solo podrá pagar el cheque abonando su importante en la cuenta que lleve o abra el tenedor.
Articulo 751: prescriban en diez años, las acciones contra el que expida cheques de viajero. Las acciones contra corresponsal que ponga las circulaciones el cheque prescribirán en 5 años.
Artículo 1: denominase cheques fiscales, aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades publicas definidas en el articulo 20 del decreto 130 de 1976.
Los cheques fiscales creados por la presente ley tienen las siguientes características:
1. El beneficios solo podrá ser la entidad publica a la cual se haga el respectivo pago.
2. No podrán ser abandonados en cuenta diferente a la entidad pública beneficiaria.
3. No podrán modificarse al reverso la forma de negociación ni las condiciones de los mimos establecidos en el artículo 713 del código de comercio.
4. No son negociaciones ni podrán ser pagados en efectivo.
A estos cheques se aplicaran en lo pertinente las normas contenidos en los artículos 737 y 738 del código de comercio.
Párrafo. Prohibiese a las entidades sometidas al control y vigilancia de la superintendencia bancaria acreditar o abandonar en cuenta particulares cheques girados a nombre de las entidades públicas.
Sección IV
Bonos
Artículo 752: Los bonos son títulos-valore que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujetas a la inspección y vigilancia del Gobierno.
Artículo 753: Los títulos representativos de los bonos constarán en una o más series numeradas. Encada serie los bonos serán de igual valor nominal. Podrán expedirse títulos representativos de varios bonos. En cada cupón se indicará el titulo al cual pertenece, su número, valor y fecha de su exigibilidad.
Artículo 754: Los títulos de los bonos contendrán:
1. La palabra “bono” y la fecha de su expedición;
2. El nombre de la sociedad o entidad emisora y su domicilio;
3. El capital suscrito, el pagado y la reserva legal de la sociedad;
4. La serie, número, valor nominal y primas, si las hubiere;
5. El tipo de interés;
6. El monto de la emisión, la forma, lugar y plazo para amortizar el capital y los intereses;
7. Las garantías que se otorguen;
8. El número, fecha y notaría de la escritura por medio de la cual se hubieren protocololizado el contrato de emisión, el balance general consolidado y sus anexos y la providencia que hubiere otorgado el permiso y,
9. Las demás indicaciones que en concepto de la Superintendencia fueren indispensables o convenientes.
Los bonos llevarán la firma del representante legal de la sociedad o entidad emisora, o de la persona autorizada para el efecto, ya sea autógrafa o puesta por cualquier otro medio que, a juicio de la Superintendencia, garantice la autenticidad del documento.
Sección V
Certificado de depósito y bono de prenda
Artículo 757: Los almacenes generales de depósito podrán expedir, como consecuencia del depósito de mercaderías, certificados de depósito y bonos de prenda.
Los certificados de depósito incorporan los derechos de depositante sobre las mercaderías depositadas y están destinadas a servir como instrumento de enajenación, trasfiriendo a su adquiriente los mencionados derechos.
El bono de prenda incorpora un crédito prendario sobre las mercaderías amparadas por el certificado de depósito y confiere por sí mismo los derechos y privilegios de la prenda.
Artículo 758: El certificado y, en su caso el formulario de bono, entregarán por le almacén a requerimiento y costo del depositante.
Artículo 759: Además de los requisitos generales, el certificado e depósito y el bono de prenda deberán contener:
1. La mención de ser “certificado de depósito” y “bono de prenda” respectivamente.
2. La designación del almacén, el lugar de depósito y la fecha de expedición del documento.
3. Una descripción pormenorizada de las mercancías depositadas, con todos los datos necesarios para su identificación, o la indicación, en su caso, de que se trate de mercancías genéricamente designadas.
4. La constancia de haberse constituido el depósito.
5. Las tarifas por concepto de almacenaje y demás prestaciones a que tenga derecho el almacén.
6. El importe del seguro que exijan los reglamentos.
Párrafo: El certificado de depósito contendrá, además la estimación del valor de las mercancías depositadas.
Artículo 760: El bono de prenda contendrá, además:
1. El nombre del beneficiario, en su caso.
2. El importe y la fecha de vencimiento del crédito que el bono de prenda se incorpora. Este dato se anotará en el certificado al ser emitido el bono.
3. La indicación de haberse hecho en el certificados la anotación de la emisión del bono, y
4. Las firmas del tenedor del certificado y del almacén que haya intervenido en la operación.
Sección VI
Carta de porte y conocimiento de embarque
Artículo 767: La carta de porte y el conocimiento de embarque tendrán el carácter de títulos representativos de las mercancías objeto del transporte.
Artículo 768: Sin perjuicio de lo dispuesto en el Libro V de este código sobre transporte marítimo y aéreo, la carta de porte o el conocimiento de embarque, además de los requisitos establecidos en el artículo 621 contendrá:
1. La mención de ser “carta de porte” o “conocimiento de embarque”
2. El nombre y el domicilio del transportador.
3. El nombre y el domicilio del remitente.
4. El nombre y el domicilio de la persona a quien o a cuya orden se expida, o la mención de ser al portador.
5. El número, de orden que corresponde al título.
6. La descripción pormenorizada de las mercancías objeto del transporte y la estimación de su valor.
7. La indicación de los fletes y demás gastos del transporte, de las tarifas aplicables, y la de haber sido o no pagados los fletes.
8. La mención de los lugares de salida y de destino.
9. La indicación del medio de transporte, y
10. Si el transporte fuere por vehículo determinado, los datos necesarios para su identificación
Párrafo: Si no se indicare la fecha de recibo de las cosas por le transportador, se presumirá que éste las recibió en la fecha de emisión de dichos documentos.
Artículo 769: Si mediare un lapso ente le recibo de las mercancías y su embarque, el título deberá contener, además:
1. La mención de ser “recibido para embarque”
2. La indicación del lugar donde habrán de guardarse las mercancías mientras el embarque se realiza, y
3. El plazo fijado para el embarque.
Sección VII
Facturas cambiarias
Artículo 772: Factura cambiarla de compraventa es un título-valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador.
No podrá librarse factura cambiarla que no corresponda a una venta efectiva de mercaderías entregadas real y materialmente al comprador.
Artículo 773: Una vez que la factura cambiaria sea aceptada por el comprador, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa, que el contrato de compraventa ha sido debidamente ejecutado en la forma en el título.
Artículo 774: La factura cambiaria de compraventa deberá contener, además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:
1. La mención de ser “factura cambiaria de compraventa”
2. El número de orden del título.
3. El nombre y domicilio del comprador,
4. La denominación características que identifiquen las mercaderías vendidas y la constancia de su entrega real y material.
5. El precio unitario y el valor total de las mismas, y
6. La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.
La omisión de cualquiera de estos requisitos no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura cambiaria, pero ésta perderá su calidad de título-valor.
Artículo 775: Factura cambiaria de transporte es un título-valor que el transportador podrá librar y entregar o enviar al remitente o cargador. No podrá librarse esta factura si no corresponde a un contrato de transporte efectivamente ejecutado.
Artículo 776: La factura cambiaria de transporte deberá contener, además de los requisitos que establece el artículo 621, los siguientes:
1. La mención de ser factura cambiaria de transporte.
2. El número de orden de título.
3. El nombre y domicilio del remitente.
4. La denominación y características que identifiquen las mercaderías objeto del transporte.
5. El precio de éste y su forma de pago.
6. La constancia de ejecución del transporte, y
7. La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en su efectos a una letra de cambio.
Párrafo: A esta factura se aplicará lo dispuesto en el artículo 773 y en el inciso final del artículo 774.
Artículo 777: Cuando el pago haya de hacerse en cuotas, las facturas contendrán, además:
1. El número de cuotas.
2. La fecha de vencimiento de las mismas, y
3. La cantidad a pagar en cada una.
Párrafo: Los pagos parciales se harán constar en las facturas indicando, asimismo, la fecha en que fueren hechos, y el tenedor extenderá al deudor los recibos parciales correspondientes.
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