GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 005

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 005


TEMA 1: MANEJO DE CAJA

CAPITULO III
DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS


Artículo 15. Descripciones y dinámicas. (Modificado, art. 8º. Decreto 2894/94)

CLASE 1 ACTIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible; los deudores; los inventarios; las propiedades, planta y equipo; los intangibles; los diferidos; y los otros activos y las valorizaciones. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas.

ACTIVOS CORRIENTES

Los activos corrientes están constituidos por el efectivo y otros elementos que se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un plazo no mayor de un año. En conjunto proporcionan básicamente los medios económicos y de operación para que un negocio genere los ingresos.

El activo es el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico que, por lo general, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

DISPONIBLE

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos. Entre éstos se pueden mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras.

1105 CAJA

Registra la existencia de dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, en moneda nacional y extranjera, disponible de forma inmediata.

Débitos
a. Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, en moneda nacional y moneda extranjera.
Créditos
a. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro.
b. Por los faltantes en caja al efectuar arqueos.


Constituida por el dinero en efectivo o en cheques que posee el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. Del grupo Disponible es la cuenta más liquida, puesto que está representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compraventa de bines y servicios.

Control interno de caja

El control del efectivo se establece al comparar la información financiera planeada con las actividades realizadas. Comprende los procedimientos, registros y controles de las acciones inherentes a la toma de decisiones en cuanto a erogaciones en efectivo.
Estas decisiones se asocian con la responsabilidad de cumplir con los objetivos y las metas inicialmente establecidas. La cuantificación de los planes de la empresa constituye el punto de partida para determinar el tipo y alcance de control de las transacciones en efectivo. Con el propósito de que las transacciones se ejecuten de acuerdo con un plan para establecer los saldos de las cuentas de efectivo mediante la autorización gerencial, debe diseñarse un procedimiento de control interno.

Para que haya un eficiente manejo del efectivo se recomienda tener en cuenta los siguientes elementos de control:

· Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que efectúan el registro contable.
· Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero; esté debe poseer un seguro de manejo.
· Verificar si los desembolsos han sido aprobados por las personas autorizadas.
· Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas de pagos en efectivo.
· Realizar arqueos sorpresivos.
· Establecer una caja menor o varias para efectuar desembolsos de poca cuantía.

Entradas de efectivo

Numerosas transacciones comerciales generan los ingresos a caja general; por ejemplo, ventas de contado, recibo de anticipos por servicios por prestar, cancelaciones parciales totales de deudores, donaciones recibidas, transferencias económicas percibidas, emisiones de acciones y préstamos otorgados a través de la empresa. Independientemente del origen de la entrada de efectivo, el total de los ingresos debe ser igual al total de los valores parciales consignados en los documentos básicos, denominados ingresos de caja. Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a descuadres de caja que aparecen cuando el valor facturado excede los valores contados en el arqueo de caja. Las causas de estas diferencias casi siempre ocurren por motivos ajenos a la voluntad del receptor del dinero; sin embargo, cuando persisten, requieren una mayor atención y control. También puede presentarse la situación contraria relacionada con excedentes en el estado de resultados.

Ejemplo:

Una comercializada de un producto no genera impuesto, vende de contado durante un día un valor de $ 80.000. Al finalizar el día, se produce a realizar de caja y se encuentra la siguiente situación.

El registro contable sería:




Salidas de efectivo

Los procedimientos relacionados con el manejo de efectivo exigen que los dineros recibidos durante el día se consignen en una institución bancaria y/o financiera a más tardar el día hábil siguiente. Las consignaciones se llevan a cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y el control financiero.

Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, que deberá tener en cuenta, al menos, lo siguiente:

Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo.
Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un documento de salida: Egresos de caja.
El origen del desembolso debe ser consiste con salidas efectivas de dinero.
La transacción que origina un desembolso debe registrarse formalmente.

Los pagos de alguna consideración para la adquisición de bienes o servicios deben hacerse por medio de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esta política evidentemente beneficia a la empresa por las siguientes razones:

Facilita el control de pagos
Agiliza el cumplimiento de cancelaciones
Constituye prueba verificable de pago
Permite afianzar créditos.

Fondo de caja menor

Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes transacciones especulativas o de protección generan desembolsos más o menos significativos; pero algunos actividades, como gastos para materiales de aseo, compra de refrigerios, envío de correspondencia, adquisición de estampillas, etc., exigen por lo general al montos de efectivo de menor cuantía. Elaborar un cheque cada vez que se presenten un gasto de esta naturaleza sería oneroso para la empresa y, a la vez, contribuiría a establecer controles que resultarían mucho más costosos que el valor erogado. Por esta razón, los negocios apropian partidas para satisfacer este tipo de necesidades de efectivo, por medio de una caja menor. Aunque los dineros comprometidos en esta caja no son voluminosos, se hace necesario establecer políticas de manejo y control en términos de elaboración de comprobantes de salidas de caja menor que incluyan valor pagado, concepto, fecha y firma el receptor del dinero; informe de egresos totales; arqueos sorpresivos de caja menor y establecimientos de un tope máximo para los pagos por realizar mediante caja menor.

El registro contable para un fondo e caja menor se realiza mediante un débito a la caja menor y un crédito a Caja o Bancos por el valor de depósito definido para este efecto.

Código
Cuenta
Debe
Haber
5195
Gastos – Diversos
XXX

1110
Bancos

XXX

1110 BANCOS

1120 CUENTAS DE AHORRO


DEUDORES

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida, la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.

En los procesos de producción o comercialización de una empresa existen ingresos operativos y no operativos. Los ingresos operativos corresponden a las ventas de bienes y servicios de acuerdo con el objeto del negocio, mientras que los no operativos se generan por actividades distintas a dicho objeto.

En las transacciones originadas por una venta pueden presentarse dos situaciones relacionadas con el pago:

Cancelación en el momento de la transacción, o pago en efectivo.
Cancelación posterior, o pago futuro por parte del comprador.

Las ventas a crédito crean una obligación por parte del deudor a favor de la empresa. Esta obligación puede estar respaldada por una simple factura, lo que origina una cuenta por cobrar, o por documentos de carácter negociable como letras por pagar y pagarés, que genera la cuenta Documentos por cobrar.


Control interno

Deben tenerse en cuenta, al menos, los siguientes aspectos:

· Asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a crédito y la facturación de los mismos.
· Aprobar los créditos por parte de la persona autorizada, teniendo en cuenta las políticas de crédito establecidas, las características éticas y económicas del candidato al crédito, etc.
· Verificar en la facturación: cantidad, precios, descuentos otorgados en relación con el crédito autorizado.
· Informar a los clientes periódicamente y por escrito sobre los saldos actualizados de su deuda.
Cuentas incobrables

Por lo general, los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. Para ello, el departamento de crédito ha realizado un exhaustivo estudio sobre la capacidad de crédito, honradez, puntualidad, capacidad de pago, el uso del crédito en el mercado y la solvencia moral de deudor, para eliminar factores como muerte del deudor, insolvencia o quiebra del mismo, declaración expresa de no pago, etc. La pérdida de cartera es asumida por la empresa, y parte de ella se trata como una deducción tributaria.

Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que por una u otra razón no pueden recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir e aumento de los gastos operacionales en el estado de resultados por el valor de las cuentas que según el Estatuto Tributario no sean recuperables.

Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables:

Anulación directa
Provisión para deudas malas.

1305 CLIENTES

Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo del objeto social principal, así como la financiación de los mismos.

Débitos
a. Por el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a crédito.
b. Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.
Créditos
Por el valor de los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las nota crédito que origine el ente económico a favor de sus clientes por: devoluciones, descuentos o por los traslados a cuentas de difícil cobro.

1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS

Registra los valores entregados en dinero o en especie a los socios o accionistas y los pagos efectuados por el ente económico a terceros por cuenta de éstos, de conformidad con las normas legales vigentes.

1345 INGRESOS POR COBRAR

Registra los valores devengados por el ente económico, pendientes de cobro, originados en el desarrollo de las operaciones, cualquiera que sea su denominación.

1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR

Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente económico, por concepto de anticipos de impuesto; y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas, para ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.

1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

Registra los derechos a favor del ente económico originados en créditos otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de éstos por conceptos como faltantes en caja o inventarios.

1390 DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO

Registra el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor y otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación o castigo sólo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes.

1399 PROVISIONES

Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de deudores. Es una cuenta de valuación de ctivo, naturaleza crédito.

Las empresas poseen efectivo con el propósito de realizar transacciones, establecer reservas y especular en la compraventa de activos altamente rentables. Puesto que es imprescindible poseer saldos en dinero, éstos pueden llegar a ser significativos, y en razón de su vulnerabilidad requieren un sistema de control interno eficaz. Los controles exigen el uso de documentos de apoyo que permitan conocer las actividades relacionadas con los ingresos de caja, para determinar una adecuada contabilización del proceso de entrada y salida de los mismos.

De las operaciones que realiza la empresa, algunas no comprometen cantidades significativas de efectivo. El uso de los procedimientos normales para su pago puede resultar demasiado costoso, y por ello se crea un fondo de caja menor que satisfaga las necesidades de efectivo cuando se presenta este tipo de situaciones.

En la actualidad, una parte de las ventas se lleva a cabo mediante el crédito, como estrategia para aumentar las ventas, lo que como es obvio, genera una cartera que probablemente no es recuperable en su totalidad. Con el fin de incorporar parte del crédito que se pierde como gastos de operación en el estado de resultados, se puede registrar la disminución del activo a través de la anulación directa o del método de provisión para deudores. Posteriormente, la cartera dada de baja puede recuperarse cuando el deudor cancele el total o parcialmente el valor adecuado, lo que obliga a corregir la información contable.

El factoring es una operación mediante la cual una empresa puede obtener financiación por la venta de la cartera, en las siguientes modalidades: factoring al vencimiento, factoring a la vista y factoring con o notificaciones o sin éstas.

Factoring al vencimiento: Modalidad más corriente, en la que el factor paga al cliente en la fecha promedio de vencimiento.

Factoring a la vista: El factor se obliga a realizar avances a solicitud del cliente, cargando a cada avance un costo, correlacionado con el período entre el adelanto y el vencimiento, y la tasa de interés en el mercado financiero.

Factoring con notificación al comprador: El cliente notifica a los compradores que deben continuar cancelando directamente al factor.

Cuando aparecen saldos de efectivo no requeridos a corto plazo en la operación, los excedentes pueden orientarse hacia inversiones temporales, títulos o valores. Para efectos de ejecución y control, se hacen registros en el momento de la compra, el ingreso de la renta y la venta de la inversión.


SOPORTES DE CONTABILIDAD

Soportes de contabilidad externos

Recibo de caja:

Es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Se contabiliza con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

10-Mayo-2008 La empresa ABC S.A., recibe el pago de la factura No. 8974 de su cliente Sandra Contreras, por valor de $ 700.000 con cheque No. 6324257987 del Banco Agrario.

Código
Cuenta
Débitos
Créditos
110505
Caja General
500.000

130505
Clientes

500.00


Recibo de consignación:

Generalmente los bancos suministran formatos de consignación a sus clientes o, con arreglo entre las partes, puede elaborar un formato según las características de la empresa. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora sirve como soporte para la contabilidad.

Hay dos tipos de formularios:

- Consignar efectivo y cheques del bancos locales
- Consignar remesas o cheque de otras plazas

18-Mayo-2008 Consignación por $1.900.000 en el Banco Agrario, en cuenta corriente No. 675464987.


Código
Cuenta
Débitos
Créditos
1110
Bancos
1.900.000

1105
Caja

1.900.000



Recibo de caja menor y reembolso de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo denominado caja menor, cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Cuando se gasta el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar el reintegro se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita la cuenta bancos.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el que se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado.


ACTIVOS FINANCIEROS

El estado de flujos de efectivo

En el balance general y en el estado de flujos de efectivo, el término “efectivo” incluye los equivalentes a efectivo. Las trasferencias de dinero entre las cuentas bancarias y los equivalentes a efectivo no aparecen en un estado de flujos de efectivo, porque estas transacciones no cambian el valor en efectivo que se tiene.

Manejo del efectivo

El término manejo del efectivo se refiere a la planificación, al control y a la contabilidad de las transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito, incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los siguientes:

· Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas, los desembolsos ty saldos de efectivo.
· Prevenir o minimizar pérdidas de robo o fraude.
· Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para realizar las operaciones de la empresa.
· Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos.

Uso eficiente del exceso de saldos de efectivo

Los equivalentes a efectivo son inversiones seguras y líquidas, pero sólo generan una modesta tasa de rendimiento. Estas inversiones son útiles para invertir excedentes de efectivo temporales que pronto serán requeridos para otros fines.

El efectivo disponible en las inversiones a largo plazo se puede utilizar para financiar el crecimiento y la expansión del negocio o para pagar la deuda. Si el efectivo no se necesita para fines de negocios, se debe distribuir entre los accionistas de la compañía.

Desembolsos de efectivo

Para alcanzar un control interno adecuado sobre los desembolsos de efectivo, todos los pagos, excepto aquello de caja menor, se deben hacer con cheque. El uso de los cheques proporciona automáticamente un registro escrito de cada pago en efectivo. Adicionalmente, un control interno adecuado exige que cada transacción que requiere un pago en efectivo sea verificada aprobada y registra antes de cheque sea emitido.

El sistema comprobantes

Un método de uso generalizado al establecer el control interno sobre los desembolsos de efectivo es el sistema de comprobantes. En un sistema de comprobantes típico, el departamento de contabilidad es responsable de aprobar los pagos de efectivo y de registrar las transacciones. Al aprobar un gasto, el departamento de contabilidad examina y los documentos de respaldo tales como la factura del proveedor, la orden de compra y el informe de entrada. Una vez aprobado el pago, el departamento de contabilidad firma un comprobante autorizado el pago y registra la transacción en los libros contables.

El comprobante y los documentos de respaldo se envían entonces al tesorero o a otro funcionario del departamento financiero. Este funcionario revisa el comprobante y los documentos de respaldo antes de girar el cheque. Cuando el cheque es firmado, el comprobante y los documentos de respaldo se perforan o se sellan con la palabra “CANCELADO” para eliminar cualquier posibilidad de que éstos sean presentados más tarde como soporte de otro cheque.

Observar que ni el personal en el departamento de contabilidad ni el del departamento financiero está en capacidad de efectuar desembolsos de efectivo no aprobados. E l personal de contabilidad, que aprueba y registra los desembolsos, no está para firmar cheques.

TEMA 2: MANEJO DE BANCOS

CAPITULO III
DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS


Artículo 15. Descripciones y dinámicas. (Modificado, art. 8º. Decreto 2894/94)

CLASE 1 ACTIVO

1110 BANCOS

Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en banco del país y del exterior.

Débitos
a. Por los depósitos realizados mediantes consignaciones.
b. Por las notas crédito expedidas por los bancos diferentes conceptos.
c. Por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización.
Créditos
Por el valor de los cheques girados.
Por las notas débito expedidas por los bancos por diferentes servicios.


111005 MONEDA NACIONAL
111010 MONEDA EXTRANJERA

CONCILIACION BANCARIA

Todos los bancos envían mensualmente a sus clientes de cuentas corrientes un extracto bancario, donde se registra el saldo de la cuenta al principio del mes, las consignaciones recibidas por el banco, los cheques que ha pagado, las notas débito, notas crédito y el saldo del extracto o de la cuenta al finalizar el mes. En la mayoría de las ocasiones el saldo del extracto bancario no coincide con el saldo del libro, lo cual determina que se realice la conciliación de esos saldos. Conciliar significa comparar el saldo del extracto con el saldo de los libros, a fin de establecer las razones de las diferencias; los que una vez establecidas, los saldos quedan identificados. Existen varias circunstancias por las cuales el saldo de la cuenta de Bancos no coincide con el extracto bancario, entre los que se pueden anotar las siguientes:

· Que existen cheques girados, que a la fecha del extracto no han sido cobrados por los beneficiarios.
· Que haya consignaciones en tránsito.
· Por comisiones que el banco carga o abona a la cuenta y no están registradas en los libros.
· Por intereses que el banco cargue o abone a la cuenta y no se han contabilizado.
· Por cheques devueltos de las consignaciones realizadas.
· Por simples errores, como el hecho de que el valor real registrado en un cheque no concuerde con el anotado en libros. Lo mismo puede suceder con las consignaciones.

Poseer una cuenta bancaria ofrece numerosas ventajas para la empresa, siempre y cuando exista un cuidadoso control sobre su utilización. Con el uso del cheque se evita el manejo dispendioso de dinero y se agiliza las transacciones a crédito.

Las operaciones de consignación y pagos con cheques modifican permanentemente el saldo de los depósitos. La mayoría de las operaciones se registran en el informe proveniente del banco; pero existen otras que no aparecen en este documento y que afectan el saldo de la cuenta en futuro. Las operaciones más comunes de esta naturaleza son:

· Cheques posfechados pendientes de pago y de cobro, girados como garantía de cancelación de un bien o servicio.
· Cheques en tránsito depositados en cuenta, pero que provienen de otros bancos locales o de otra ciudad.

Para que haya un manejo adecuado de la cuenta bancaria, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

· Diligenciar el volante por concepto de cheques posfechados, consignando los datos relacionados con el pago y especificando fecha de emisión, nombre del destinatario, valor, saldo de la cuenta inicial y final; así mismo, debe dejarse constancia de la fecha en que se hará efectivo.
· Poseer un formato de control de cheques posfechados que permita conocer los requerimientos de efectivo y, a la vez, facilite el ajuste de los saldos bancarios en las respectivas chequeras.
· Elaborar periódicamente la conciliación bancaria.

Las operaciones comerciales más comunes que afectan una cuenta bancaria son:

· Consignaciones
· Nota débito, por cobros de servicios, chequeras, intereses, etc.
· Nota crédito, por préstamos del banco, correcciones a favor de la empresa, etc.
· Cheques devueltos.
· Cheques girados a favor de terceros.

Para efectos de control de los saldos bancarios, mensualmente debe prepararse la conciliación bancaria, la cual consiste en comparar el saldo del extracto bancario proveniente de la entidad bancaria, y el saldo en los libros auxiliares de bancos que posee el negocio. Además de este propósito, la conciliación bancaria cumple con los siguientes fines:

· Detectar errores en los valores relacionados en la consignación o en el volante de la chequera.
· Conocer omisiones de valores consignados, girados o notas débito y crédito.
· Establecer errores de contabilización con base en el extracto bancario.

Las fuentes de información mínima para una conciliación bancaria son:

· Libros auxiliares de bancos, debidamente actualizados.
· Extractos bancarios del mes.
· Conciliación bancaria del mes anterior.
· Talonarios de las chequeras.
· Notas débito y crédito remitidas por el banco.
· Recibos de consignación

ACTIVOS FINANCIEROS

Diferencias normales entre los registros bancarios y los registros contables

El saldo que aparece en un estado bancario mensual rara vez es igual al que aparece en los registros contables del cuentahabiente. Ciertas transacciones registradas por este último pueden no haber sido registradas por el banco.

Ejemplos:

· Cheques pendientes de cobro.
· Depósitos en tránsito: Entradas de efectivo registradas por el cuentahabiente pero que llegaron muy tarde al banco para ser incluidas en el extracto bancario del mes.

Adicionalmente, ciertas transacciones que aparecen en el extracto bancario pueden no haber sido registras por el cuentahabiente,

Ejemplos:

· Cargos de servicio
· Cargos por el depósito de los cheques S.F. “Sin Fondos”
· Créditos por el interés ganado.
· Cargos y créditos bancarios misceláneos: Los bancos cobran por los servicios, tales como impresión de cheques, manejo de cobros de documentos por cobrar y procesamiento de cheques SF.

En una conciliación bancaria, los saldos que aparecen en el extracto bancario y en los registros contables se ajustan para cualquier transacción no registrada. Pueden requerirse ajustes adicionales para corregir cualquier error encontrado en el extracto bancario o en los registros contables.

Pasos en la preparación de una conciliación bancaria

1. Compare los depósitos que aparecen en el extracto bancario con los que aparecen en los registros contables. Cualquier depósito que aún no haya sido registrado por el banco es un depósito en tránsito y se debe agregar al saldo que aparece en el extracto bancario.
2. Ordene los cheques pagados en secuencia mediante números seriales y compare cada cheque con el asiento correspondiente en los registros contables. Cualquier cheque girado pero aún no pagado por el banco se debe relacionar como cheque pendiente de cobro que se debe deducir del saldo reportado en el extracto bancario.
3. De acuerdo con los registros contables del cuentahabiente, agregue al saldo cualquier nota crédito emitida por el banco que no haya sido registrada pro el cuentahabiente.
4. De acuerdo con los registros del cuentahabiente, agregue al saldo cualquier nota débito emitida por le banco que no haya sido registrada por el cuenta habiente.
5. Haga los ajustes apropiados para corregir cualquier error en el extracto bancario o en los registros contables del cuentahabiente.
6. Determine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual en los registros contables del cuentahabiente.
7. De acuerdo con los registros del cuentahabiente, prepare los asientos de diario para registrar cualquier renglón en la conciliación bancaria relacionado como un ajuste al saldo.


SOPORTES DE CONTABILIDAD

Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros

Las entidades financieras suministran a sus clientes de cuentas de ahorros, además d la tarjeta débito, libreas para que sean diligenciadas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tienen dos opciones para elegir solo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Ejemplo:

Depósito en efectivo por $ 300.000 y cheques locales por valor de $30.000 en la cuenta de ahorros No. 5684345 de Finanahorro.

Código
Cuenta
Débitos
Créditos
1120
Cuentas de ahorro


11201018
Finanahorro
330.000

1105
Caja

330.000


Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador ordena a un banco, llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Deberá contener, la orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del banco librado, y la indicación de ser pagadero a la orden o al portador. El librador deberá tener provisión de fondos disponibles en el banco librado y haber recibido de éste autorización para librar cheques a su cargo. La negociabilidad de los cheques podrá limitarse insertando en ellos una cláusula que lo indique. Los cheques no negociables sólo podrán cobrarse por conducto de un banco.

Comprobantes de egreso

Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Las empresas para realizar los desembolsos o pagos a favor de terceros utilizan los comprobantes de egresos de bancos y egresos de caja, sin embargo, para control interno y como medida de seguridad, se recomienda no hacer pagos en efectivo para caja, solo utilizar el banco mediante el giro de cheques.

De bancos: permite legalizar contablemente el pago, si se anexan los soportes que lo justifican como son: facturas o cuentas de cobro, contratos, etc., debidamente cancelados mediantes la colocación del sello PAGADO, en los que se escriba el No. Del cheque, banco, valor, No. De comprobantes de egreso, la fecha y la firma del responsable.

De caja: Por mayor control del efectivo, el total de los recaudos o ingresos de caja del día se debe consignar en bancos. Los pagos que pueden hacerse por caja son los de mínima cuantía como son: servicio de transporte urbano, de correo, compras de elementos de oficina, aseo, cafetería, etc.

Ejemplo:

El supermercado El Mercaexito S.A. paga a Casa Moderna Ltda. Mercancías compradas a crédito según Fact. 7854 con cheque del Bancolombia por valor de $ 1.000.000, según comprobante de pago No.009

Código
Cuenta
Débitos
Créditos
2205
Nacionales


220538
Casa Moderna Ltda.
1.000.000

1110
Bancos


11100501
Bancolombia

1.000.000


TEMAS 3: INVERSIONES

CAPITULO III
DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS


Artículo 15. Descripciones y dinámicas. (Modificado, art. 8º. Decreto 2894/94)


1205 ACCIONES

Registra el costo histórico de las inversiones hechas por el ente económico en sociedades pro acciones o asimiladas. El valor de las inversiones incluye las sumas pagadas directamente en su adquisición. Se ajustan por inflación conforme a las disposiciones legales.



Débitos
a. Por el valor de las acciones adquiridas.
b. Por el valor del ajuste por inflación
Créditos
a. Por el costo histórico o valor ajustado de las acciones vendidas.
b. Por los castigos o baja en libros ocasionados por la pérdida de la inversión.

1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL

Registra el costo histórico de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades de responsabilidad limitada o asimiladas.

1215 BONOS

1220 CEDULAS

Registra el valor nominal de las cédulas emitidas por las sociedades de capitalización autorizadas para tal fin.

Débitos
a. Por el valor nominal de las inversiones en cédulas.

Créditos
a. Por la venta o redención de las cédulas.


1225 CERTIFICADOS

Registra el monto de las inversiones realizadas por el ente económico en certificados emitidos por entidades legales autorizadas.

Débitos
a. Por el valor de los certificados y los rendimientos capitalizados.
b. Por el valor del ajuste por corrección monetaria UVR o diferencia de cambio.
Créditos
Por el valor en libros de los certificados vendidos o redimidos.
Por el valor nominal de los certificados utilizados en el pago de impuestos.


INVERSIONES

Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documentos negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir disposiciones legales o reglamentarias.

Los títulos negociables permiten captar y trasladar recursos entre inversionistas, cuyo valor depende de la rentabilidad, la liquidez, el nivel de riesgo y su crecimiento. Los títulos valores se clasifican en:

Valores de renta variable: Son los títulos cuy rendimiento está supeditado a factores económicos propios de la empresa que emite el documento.

Valores de renta fija: Son los títulos que perciben una renta constante, que pactan en el momento en que se hace la inversión. Existen dos tipos de inversiones de renta fija:

Con interés: Corresponden a los títulos adquiridos que devengan interés fijo, durante un periodo determinado. En este tipo pueden incluirse certificados a término fijo, cédulas hipotecarias, bonos, etc.
Con descuento: Son aquellos títulos que obtienen su renta por la diferencia entre el valor de compra y el de redención: títulos de participación, certificados de reembolso tributario CERT, títulos canjeables, etc.


Control interno

· Verificar las inversiones en función del tipo de documento que las respalda, fecha de adquisición o venta, precio de compra o venta, entidad que emite el documento, vencimiento y número de serie.
· Examinar los movimientos de compraventa de inversiones.
· Confirmar las operaciones de inversiones en tránsito.